Sie nutzen bereits Microsoft 365 und Teams für Chats und Videocalls? Dann liegt es nahe, Teams auch als Telefonanlage einzusetzen. Doch ist das wirklich die beste Lösung? Wir beleuchten die Vor- und Nachteile.
Was ist Microsoft Teams Phone?
Microsoft Teams Phone (ehemals "Phone System") erweitert Teams um klassische Telefoniefunktionen. Ihre Mitarbeiter können direkt aus Teams ins Festnetz und auf Mobiltelefone anrufen – und natürlich auch Anrufe empfangen.
Dafür brauchen Sie zusätzlich zu Ihrer Microsoft 365-Lizenz:
- Teams Phone Lizenz: Die Telefoniefunktion selbst
- Calling Plan oder Direct Routing: Die Anbindung ans Telefonnetz
Die Vorteile von Teams Phone
Eine Plattform für alles
Chat, Videocall, Bildschirmfreigabe und jetzt auch Telefonie – alles in einer App. Ihre Mitarbeiter müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln.
Überall erreichbar
Mit Teams Phone sind Ihre Mitarbeiter unter ihrer Büronummer erreichbar – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. PC, Mac, Smartphone, Tablet – alles funktioniert.
Keine separate Hardware nötig
Wer ein gutes Headset hat, braucht kein Tischtelefon mehr. Das spart Kosten und reduziert Kabelsalat. Für Traditionalisten gibt es trotzdem zertifizierte Teams-Tischtelefone.
Volle Integration
- Kalender: Status wird automatisch auf "Beschäftigt" gesetzt
- Kontakte: Outlook-Kontakte direkt anrufbar
- Präsenz: Sehen, ob Kollegen verfügbar sind
- CRM-Integration: Mit vielen Systemen möglich
Einfache Administration
Alles wird zentral im Microsoft 365 Admin Center verwaltet. Kein separates System, keine zusätzlichen Passwörter, einheitliche Rechteverwaltung.
Die Nachteile von Teams Phone
Zusätzliche Lizenzkosten
Teams Phone ist nicht im Standard-Microsoft-365-Paket enthalten. Sie zahlen:
- Teams Phone Standard: ca. 7-8 € pro Benutzer/Monat
- Calling Plan (Microsoft): ca. 12-15 € pro Benutzer/Monat
- Oder Direct Routing: Kosten je nach SIP-Provider
Bei 50 Mitarbeitern summiert sich das auf 1.000-1.500 € monatlich – nur für Telefonie.
Abhängigkeit von Microsoft
Wenn Microsoft Teams ausfällt (was vorkommt), funktioniert auch Ihre Telefonie nicht. Sie brauchen ein Backup-Konzept.
Begrenzte Flexibilität
Klassische Telefonanlagen bieten oft mehr Konfigurationsmöglichkeiten. Teams Phone ist für Standardszenarien optimiert, kann aber bei speziellen Anforderungen an Grenzen stoßen:
- Komplexe Anrufverteilung
- Integration mit älteren Systemen
- Spezielle Ansagen und Warteschleifen
Calling Plan Einschränkungen
Microsofts eigener Calling Plan hat Einschränkungen:
- Nur bestimmte Länder verfügbar
- Rufnummernportierung kann kompliziert sein
- Teurer als klassische SIP-Provider
Alternative: Direct Routing über einen lokalen Telekommunikations-Partner wie uns.
Direct Routing: Die bessere Wahl?
Mit Direct Routing verbinden Sie Teams Phone mit einem externen SIP-Trunk-Provider. Das bringt mehrere Vorteile:
- Kostengünstigere Gesprächskosten
- Mehr Flexibilität bei Rufnummern
- Lokaler Ansprechpartner
- Backup-Optionen bei Teams-Ausfall
Allerdings erfordert Direct Routing technisches Know-how oder einen erfahrenen Partner.
Für wen eignet sich Teams Phone?
Ideal für:
- Unternehmen, die bereits stark auf Microsoft 365 setzen
- Firmen mit viel Homeoffice und mobilen Mitarbeitern
- Standardanforderungen ohne Sonderwünsche
- Unternehmen, die Systeme konsolidieren wollen
Weniger geeignet für:
- Callcenter mit komplexer Anrufverteilung
- Unternehmen mit vielen Sonderrufnummern
- Firmen, die nicht von Microsoft abhängig sein wollen
- Sehr preissensible Organisationen
Alternative: Klassische VoIP-Anlage + Teams
Eine Alternative ist die Kombination einer klassischen VoIP-Anlage mit Teams für Chats und Videocalls. Das bietet:
- Mehr Flexibilität bei der Telefonie
- Keine zusätzlichen Microsoft-Lizenzen für Telefonie
- Unabhängigkeit von Microsoft-Verfügbarkeit
- Oft günstigere Gesprächskosten
Nachteil: Zwei Systeme statt einem.
Unsere Empfehlung
"Teams Phone ist eine exzellente Lösung für Unternehmen, die bereits tief im Microsoft-Ökosystem stecken. Für alle anderen lohnt sich der Vergleich mit klassischen VoIP-Lösungen."
Als neutraler IT-Dienstleister in München und Frankfurt beraten wir herstellerunabhängig. Wir implementieren sowohl Teams Phone als auch klassische Telefonanlagen – je nachdem, was für Sie am besten passt.
Nächste Schritte
Interessiert an Teams Phone oder unsicher, welche Lösung die richtige ist? Wir helfen:
- Kostenvergleich Ihrer Optionen
- Technische Machbarkeitsprüfung
- Pilotprojekt mit kleiner Benutzergruppe
- Vollständige Implementation und Migration
- Laufender Support
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung. Gemeinsam finden wir die optimale Telefonielösung für Ihr Unternehmen.